Tydeliggør værdien af et velfungerende intranet og få opbakning i din ledelse. Hvis du formår at koble de bløde elementer til forretningens kerne, er du godt stillet i kampen for at få det intranet, som du ved vil gavne organisationen. Her får du fem trin til en god business case.

Bedre intern kommunikation, højere informationsniveau og videndeling. Alt sammen noget, de fleste godt kan se værdien af.

Derfor er et velfungerende intranet også noget, der står højt på ønskesedlen i mange kommunikations- og HR-afdelinger, men når forespørgslen lander på direktionsgangen, risikerer den at ende langt nede i bunken eller måske endda i papirkurven. Udfordringen er, at et intranet, set med ledelsesbriller, er noget, hvor det konkrete udbytte kan virke omvendt proportionalt med de ressourcer, der skal allokeres til etablering, udvikling, hosting og licenser. Og hvor vigtig er bedre kommunikation og den der videndeling egentlig også, når det kommer til stykket?

Hvis man er organisationens frontsoldat i kampen for et nyt intranet, gælder det om at lave en business case, der tydeligt viser, hvordan et moderne intranet kan påvirke virksomheden positivt på alle de parametre, der reelt betyder noget. Herunder bundlinjen.

Vær blød og tænk hårdt

Et af de væsentligste aktiver i mange virksomheder er medarbejderstaben. De færreste betvivler værdien af de rette folk til de rette opgaver, erfaring, en stærk kultur og lignende. Men det er svært at måle. Derfor er det væsentligt, at denne dimension tænkes ind i og sammen med intranettet.

Intranettet er en afgørende driver for det medarbejderengagement, der udgør en grundsten i en velfungerende organisation. Det er intranettet, der faciliterer dialog og udgør den ”virtuelle kantine”, hvor faglige såvel som ikke-faglige snakke kan flyde og skabe sammenhængskraft på tværs af geografi, arbejdsopgaver og alle mulige andre parametre.

Inddrag intranettet i den årlige medarbejdertilfredshedsundersøgelse og afdæk, hvordan det understøtter og udvikler organisationens kultur. Husk også at redegøre for, hvordan du vil måle på indsatsen, når du præsenterer dine tanker om det kommende intranet.

Bring den implicitte viden i spil

Det velfungerende intranet kan gøre medarbejderne mere effektive. I dag er der rig mulighed for at dele eksplicit viden i en virksomhed, og mange steder bugner intranettet af håndbøger, best practise-oversigter og lignende materialer, men det kniber med at bringe den implicitte viden i spil.

Intranettet bør være et forum, hvor man som medarbejder ved, at der er masser af hjælp at hente hos kompetente kolleger. Mange er vant til at løse udfordringer i privatlivet ved at bruge sociale medier til at efterlyse hjælp til alt fra søgen efter gode restauranter på ferien til troubleshooting, når computeren driller. Overfør samme tankegang til din virksomhed og design dit intranet, så faglige udfordringer bliver bragt til torvs, og lad løsningerne komme frem i lyset – måske endda fra kilder, som ingen havde forventet lå inde med ekspertisen.
Husk dog altid, at et intranet ikke kun kan være ’socialt’. Det kan ikke sammenlignes med fx Facebook, fordi det bl.a. skal skubbe informationer ud til medarbejderne, afhængig af den enkeltes jobfunktion. Intranettets fire grundelementer (det organisatoriske, rollebaserede, sociale og personificerede) sikrer effektivitet, hvilket også er et stærkt argument til din business case.

Tænk på, hvor du kan spare

Et nyt - eller forbedret - intranet er i sagens natur en investering, men det er væsentligt at tage hele regnestykket i betragtning. Ofte vil et velfungerende intranet nemlig give mulighed for at skære andre udgifter ned eller helt væk. Måske har man stadig et personaleblad eller andre trykte medier, som kan nedlægges. Men vi kan høre på vores kunder, at de især er begejstrede for, at ressourcekrævende og manuelle processer kan gøres smartere. Fx ved at minimere brugen af mails til ’alle’ og i stedet dele fælles information på intranettet.

Samtidig vil velfungerende online samarbejds- og videndelingsrum kunne minimere den tid, I bruger på møder, og netop møder har det i de fleste organisationer med at løbe op i et overraskende stort tidsforbrug.

Derfor er der god ræson i at tænke i, hvad intranettet kan erstatte. Og husk at forklare i din business case, hvordan du ser de potentielle besparelser blive ført ud i livet.

Giv dine digitale værktøjer liv

Du kender påstandene – og måske dyrker du dem selv: I er en digital arbejdsplads, og jeres SAP-system, jeres Excel-ark, jeres BI-værktøjer og resten af it-værktøjskassen sikrer, at I hele tiden er på forkant og eksekverer i tråd med virksomhedens mission og vision. Ikke?
Svaret er med stor sandsynlighed nej. Selvom de mange digitale værktøjer både er relevante og nødvendige, er det i bund og grund ikke kommunikationsværktøjer, og det er temmelig vanskeligt at holde gang i den store dialog om virksomhedens næste store satsning i et Excel-ark på fællesdrevet.
Intranettet gør det muligt at kombinere de digitale værktøjer med en kommunikationsdimension, så brugeren let kan få adgang til relevante dokumenter og filer – og samtidig deltage aktivt i diverse samarbejdsrum med interne og eksterne kolleger.

Gå logisk og struktureret til værks

Hvis projekt nyt/opgraderet intranet skal godt fra start, er det afgørende, at der er buy-in fra ledelsen. Og der er få ting som målbare parametre og overblik, der kan fremme den slags processer.
Tænk derfor din business case i følgende fem steps:

1. Opsummér den nuværende situation – as is – i organisationen i dag, og definér de muligheder, du ser ved at skabe et nyt intranet. Beskriv, hvordan intranettet understøtter organisationen i dag, samt hvilke mangler du ser i forhold til de reelle behov.
2. Beskriv to be. Hvordan ser du det kommende intranet, hvis du får midlerne til at realisere det? Hvilke specifikke udfordringer og pains kan det løse for organisationen og ledelsen?
3. Beskriv forudsætningerne for, at et nyt intranet kan blive en realitet. Hvor mange ressourcer skal organisationen dedikere i hvor lang tid, og skal der bruges ekstern assistance? Er der it-systemmæssige forudsætninger, I skal tage højde for?
4. Beskriv de risici, et intranet kan indebære – sæt ord på de barrierer, der kan vise sig og overvej, hvordan de kan overvindes.
5. Lav om muligt et appendiks med data. Det kan være statistikker fra det nuværende intranet, erfaringer fra andre virksomheder og lignende.