Dit it-projekt er forløbet perfekt. Organisationen er undervist, og du føler dig ret sej – ”Jeg kan bare det der!”. UPS – pludselig viser det sig, at dine kolleger slet ikke tager det nye til sig, men gør helt som de plejer…. Der er faktisk gode grunde til, at implementering af nye it-systemer ikke altid lykkes. For selv om systemet i sig selv er vigtigt, så er det menneskene, som skal håndtere det i hverdagen, der afgør, om det ender i succes eller fiasko.

Hvis medarbejderne ikke tager et nyt system til sig, er det ikke nødvendigvis fordi det er dårligt. Årsagen er måske, at de ikke kan se meningen med at gøre noget andet, end de plejer – og så får systemet ikke den tilsigtede værdi.

Hvordan får du din kollega til at ændre adfærd?

Søren Rust, IntraNotes forretningsudviklingsdirektør, kender alt til de adfærdsændringer og deraf følgende problemer, som kan opstå når et nyt it-system skal implementeres. Han arbejder hver dag på at udvikle intranotes produkter og processer. ”For mig handler forretningsudvikling om at blive endnu dygtigere både teknisk og procesmæssigt. Men det handler også om at blive klogere på, hvordan vi bedst muligt hjælper vores kunder gennem den forandringsproces det er at implementere et nyt system. Specielt at få alle slutbrugere med,” forklarer Søren Rust Nielsen, der også fortæller, at det kan være svært for voksne at ændre adfærd: ”Når en virksomhed starter et nyt it-projekt, så lægger man en strategi og køreplan. Man definerer målgrupper, der skal ændre adfærd; fx alle medarbejdere, eller en mindre gruppe. Når projektet er gennemført, skal der opnås en forretningsmæssig værdi. Men den værdi opnås først, når medarbejderne bruger systemet. Det er ikke nok, at projektlederen nikker ok til alle punkter i projektplanen: Den enkelte medarbejder skal arbejde på en ny måde.” Og udfordringen ligger ofte lige præcis her, for hvordan får man sine kolleger til at ændre adfærd?

Involvér og giv feedback

Det er IntraNotes erfaring, at nogle målgrupper har nemt ved at gøre noget nyt, hvorimod det er rigtig svært for andre. Praksis viser, at det ikke hjælper at kommunikere mere og oftere. I stedet skal man understøtte og hjælpe medarbejderne ved at involvere dem og løbende give feedback.
”Vi har i IntraNote spurgt os selv, hvordan vi kan blive klogere på dette og hjælpe vores kunder endnu mere gennem vores software og ydelser. Svaret ligger ikke kun i at få flere funktioner i softwaren, men derimod også i at kende brugerne bedre,” fortæller Søren Rust Nielsen, som blandt andet har fokus på andragogik når IntraNote udvikler produkter og implementeringsprocesser. Andragogik handler om, hvordan voksne lærer (modsat pædagogik, der handler om børns læring).

Forstå voksnes læreproces

Men hvad er andragogik?
Det fortæller kommunikationsmedarbejder hos IntraNote og kandidat i Uddannelsesvidenskab Camilla Brøndahl Enevoldsen om:
”Andragogik søger at forstå, hvad der kendetegner voksnes læreprocesser. Vi lever i en tid med masser af ny viden og teknologi, så voksne skal hele tiden lære nyt og være omstillingsparate. Læring er derfor ikke længere kun noget, vi har fokus på i barndommen. Også folk der har arbejdet i den samme virksomhed i flere år, kan blive mødt med nye it-systemer, som skal implementeres og bruges; det vi kender som livslang læring.”
Andragogikkens antagelser hjælper os til at forstå, hvad der kendetegner den voksnes læring. Denne viden kan bruges, når man søger at forstå, hvorfor nogle implementeringsprocesser kan skabe frustration hos en medarbejdergruppe og ikke altid forløber gnidningsfrit. ”Voksnes læreprocesser tager udgangspunkt i deres tidligere erfaringer, og den voksne lærer bedst, hvis han eller hun er motiveret og kan se en mening med det. Samtidig er det vigtigt, at den nye viden anvendes umiddelbart efter, at det er lært,” forklarer Camilla Brøndahl Enevoldsen. Nysgerrig på kendetegnene ved voksnes læring? Så download og læs vores e-bog om andragogik.

Fra traditionel undervisning til involverende prototyping

I IntraNote har vi på baggrund af viden om adfærdsdesign og andragogik forædlet vores implementeringsproces og udarbejdet et workshop-kit, hvor vi er gået fra traditionel undervisning til en involverende prototyping. Blandt andet i form af en post-it-opgave, hvor deltagerne definerer slutbrugerne af intranettet. Alle involveres i opgaven og er medbestemmende i forhold til det endelige resultat. Det skaber kreativitet og engagement.
Vi har gennemført flere projekter på denne måde med et meget positivt resultat, fordi vi tydeligt kan se, at deltagerne bliver bedre modnet i processen og føler det mere meningsfuldt at arbejde med systemet.