Du skal tage udgangspunkt i virksomhedens strategi, når du vælger, hvilket intranet I skal investere i. Parametre som virksomhedskultur, omstillingsparathed og konkrete målsætninger er afgørende for, at I får den rette løsning.

En af de mere kendte dialoger i litteraturen er fra ’Alice i Eventyrland’, hvor Alice spørger katten, hvilken retning hun bør gå i. Katten spørger, hvor hun skal hen, og da Alice svarer, at det ved hun ikke, er kattens svar: Så betyder det ikke noget, hvilken vej du går.

Det samme gør sig gældende for intranet. Hvis du ikke gør dig klart, hvad dine behov er, og hvilken retning du vil i, kan du ikke vælge det rette intranet. For det rette intranet er det, der understøtter den strategi, din virksomhed har lagt, og som hjælper organisationen med at nå sine mål.

Men Alices spørgsmål er naturligvis ikke helt dumt – hvis du vil finde vej, giver det god mening at spørge en stedkendt, og hvis du skal vælge et intranet, er det oplagt at tage udgangspunkt i de forskellige elementer, der udgør et intranet.

Et intranet består af fire elementer

Vær bevidst om, at et intranet består af fire forskellige elementer. Jo mere afklaret du er om din virksomheds behov, jo lettere bliver det at fastsætte fordelingen.

Intranettet er nemlig en samarbejdsplatform, der består af en afvejet blanding af disse fire forskellige elementer:

Det sociale intranet er givetvis det mest intuitive og ”letfordøjelige” intranet, der langt hen ad vejen er designet og fungerer på samme måde som sociale medier og business-værktøjer a la Facebook, Yammer og Slack. Dialogen er brugercentreret og -styret, og alle kan byde ind med det, man måtte have på hjerte. Her hersker en vis form for tilfældighed, men det er dog ofte på det sociale intranet, at man ser, at medarbejdere fra forskellige afdelinger kommer på banen, når spørgsmål bliver stillet ud i et åbent forum - de rigtige, faglige svar kommer til tider fra overraskende kilder. Desuden giver det sociale intranet medarbejderinddragelsen et boost, og de sociale tilhørsforhold bliver styrket.

Det organisatoriske intranet læner sig direkte op ad virksomhedens organisatoriske opbygning. Her møder medarbejderen typisk en fælles forside, og han/hun kan klikke ind på afdelingens underside. Det er trygt og kendt, men giver ikke mulighed for sparring med andre afdelinger – selv om man måske har mere til fælles med en kollega fra et andet sted i organisationen. Løsningen kan virke silo-opdelt, men fokuserer på at styrke både videndelingen og oplevelsen af en fælles faglig identitet på afdelingsniveau.

Det rollebaserede intranet giver medarbejderen adgang til de informationer, der er nødvendige for at udføre arbejdsopgaverne, og der tages udgangspunkt i brugerens faglige rolle og funktion. Brugeren får serveret fagrelevant viden såsom presseklip og relevante rapporter, og den forside, han/hun mødes af, er ofte skræddersyet i forhold til netop den faglige funktion. Her foregår derfor ofte videndeling på tværs af afdelinger.

Det personlige intranet er kendetegnet ved, at brugeren selv vælger informationer til og fra alt efter relevans. Brugeren kan abonnere på bestemte områder og søgeord og derved blive adviseret, når der er relevante nyheder, artikler og informationer. Desuden kan man styre, hvilke webparts man gerne vil se. Det er også her, man finder info om et tværgående projekt i organisationen eller får et hurtigt overblik over, hvor mange feriedage, man har tilbage.

Hold strategien for øje

Når du skal vælge et intranet, skal du vægte de fire elementer i forhold til hinanden og sikre, at tingene er i balance - ikke mindst i forhold til den overordnede strategi og de konkrete målsætninger, I som organisation har formuleret.

Et seriøst og professionelt intranet vil stort set altid bestå af elementer fra alle fire typer; de kan nemlig kun sjældent stå alene. Kunsten er at modellere den valgte løsning, så vægtningen af de fire områder passer til virksomheden, til strategien og til målsætningerne.

Eksempelvis kan elementerne fra det sociale intranet være med til at skabe en onlinekultur, hvor mennesker, som normalt ikke kommunikerer med hinanden enten på grund af fysiske afstande eller faglige eller personlige forskelligheder, pludselig får et rum, hvor det giver mening for dem at interagere med hinanden. Det kan spille en afgørende rolle i forhold til at dyrke og styrke organisationens sammenhængskraft.

På samme måde kan et veldesignet organisatorisk intranet have en positiv effekt på den faglige fællesskabsfølelse på afdelingsniveau, fordi det her bliver mere nærværende og trygt at kommunikere og byde ind. 

Elementerne fra det rollebaserede og det personlige intranet muliggør direkte kommunikation til skarpt definerede målgrupper. Her får brugerne en oplevelse af ikke blot at være brikker i et stort spil, men selvstændige individer, hvis tid og præferencer der bliver taget hensyn til.

Derfor skal jagten på det rigtige intranet begynde på egen matrikel: Hvem er vi, hvordan vil vi videndele, hvordan er vores kultur og hvordan understøtter vi denne kultur bedst muligt, så organisationens videndeling sættes mest muligt i spil?